日本の輸入商社との初回商談前に準備すべき10の資料
日本語の会社案内から仕様書・見積り・認証・物流・納期・提案書まで
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初回商談の基本
初めての商談では商品の魅力だけでは足りない。輸入業者は販売可能性に加え、規制、価格、供給条件、問題発生時の対応力を確認する。以下は基本的な準備資料であり、すべてが一律の法的義務という意味ではない。
1. 日本語の会社案内
会社名、設立年、所在地、事業、直接製造かOEMか、工場設備、生産能力、品質管理体制、納入実績をまとめる。工場と製造工程の写真も有効だ。
2. 日本語の商品カタログ
商品名、型番、写真、用途、特徴、包装単位、保管方法を明記する。食品は味や原材料、機器は寸法や設置条件など、商品に応じて重点を変える。
3. 商品仕様書
材質、原材料、添加物、寸法、重量、内容量、製造工程、期限表示、保管条件などを整理する。包装表示や試験結果と内容を一致させる。食品輸入届出では原材料表や製造工程表が必要になる場合がある。
4. 輸出価格表と貿易条件
通貨、数量別単価、見積有効期限、決済条件、EXW・FOB・CIFなどの条件と指定地点を明記する。日本国内の流通費も踏まえて継続可能な価格とする。
5. 最小発注数量（MOQ）と供給力
サンプル、試験販売、通常発注それぞれの最低数量、月間生産能力、増産可能範囲を提示する。
6. 認証書と試験成績書
発行機関、有効期間、対象型番を明らかにする。韓国の認証が自動的に日本で有効になるわけではないため、品目ごとの国内基準を別途確認する。
7. 包装・物流情報
単品と外箱の寸法・重量・入数、パレット積載量、破損防止策、常温・冷蔵・冷凍などの輸送条件を示す。
8. 生産計画と納期
在庫品と受注生産品を区別し、製造、検品、包装、船積み準備までの実際の日数を説明する。遅延時の連絡体制も決める。
9. 納入実績と市場検証資料
既存の販売先、販売履歴、展示会商談、試験販売、消費者の反応を示す。ただし韓国での販売実績が日本での成功を保証するわけではない。
10. 取引提案書と次の行動計画
希望販売チャネル、サンプル条件、初回価格、販促協力、独占の検討範囲、担当者、資料提出期限、次回面談予定を具体化する。
商談資料と通関書類は異なる
これらは商談のための基本資料だ。実際の輸入にはインボイス、パッキングリスト、運送書類や品目別届出・許可等が必要になる場合がある。食品や化粧品はそれぞれの規制確認が欠かせない。
準備こそ信頼の第一歩
初回から契約を急ぐよりも、相手が適切に審査できる正確な情報を提供することが重要だ。仕様、価格、納期、責任範囲を明確にした資料は、取引準備が整っている証しとなる。
参考：国税庁法人番号公表サイト、厚生労働省、税関の公式案内。品目別の規制は個別に確認してください。